Establecimiento un marco de asociación y operación
Comprensión del orden de asociación para lograr la trazabilidad
En Construcción de un sistema de identificación se explicó la identificación para reconocer con precisión las materias primas, piezas y productos. Esta sección describe la asociación, que vincula los objetos identificados con la información.
Asociación con un proceso de un paso hacia atrás o uno hacia adelante
La asociación es una regla que vincula un objeto con otro objeto, un objeto con información o información con otra información, para permitir el rastreo hacia adelante o atrás, en función del número de identificación. Sobre esta base, esta sección profundiza en la asociación en más detalle, utilizando ejemplos de procesos de producción reales.
En primer lugar, ha de garantizarse la trazabilidad de los proveedores de las piezas (operadores un paso atrás) y los destinatarios (operadores un paso adelante). Verifique "cuándo, de quién y qué cantidad recibió de qué piezas" en los recibos de entrega de los proveedores, asigne números de identificación vinculados a esta información a la pieza, y registre/almacene la información dentro de la empresa o planta. Esto asegurará la capacidad de rastreo hacia atrás. Si una pieza está defectuosa, podrá identificar al proveedor siguiendo el registro hacia atrás.
Luego, garantice la capacidad de poder rastrear a los destinatarios (operadores un paso adelante) a los cuales se les entregan los productos. Además de la información del proveedor, registre y vincule la fecha y hora de entrega por parte de su empresa y la información del producto con el número de identificación del producto que se entregará. Esto permitirá rastrear "cuándo, a quién y cuánto se envió de qué producto".
Para lograr la trazabilidad, es importante tener claro el flujo fuera de su empresa. Tomemos una empresa que fabrica PCB's, como ejemplo. Supongamos que la compañía compra la soldadura de varias compañías. Si parte de la soldadura adquirida saliera defectuosa, la empresa podría identificar fácilmente al proveedor relevante, siempre que se hubiese garantizado la capacidad de rastreo un paso atrás. Además, si se garantiza la capacidad de rastreo un paso adelante, la empresa podrá llamar a revisión los PCB's fabricados con esa soldadura al conocer con precisión los destinatarios, de modo que la pérdida se podría minimizar.
Para conocer los formatos de representación, medios de transferencia y de registro esenciales para implementar el rastreo hacia adelante/atrás, consulte Información a ser transferida y su formato.
Adición de la información de trazabilidad interna
A continuación, debe comprender los movimientos de las materias primas, piezas y productos dentro de la empresa o planta. En el ejemplo de la industria de dispositivos electrónicos mencionado arriba, la trazabilidad interna se puede garantizar al agregar y registrar información antes y después de cada tarea de trabajo, tal como los fabricantes de la soldadura, transistores, resistencias, conectores y otros componentes utilizados y ensamblados. La trazabilidad interna se explica en detalle en ¿Qué es la trazabilidad?
El objetivo básico de la asociación es vincular los procesos uno por uno, manteniendo una trazabilidad interna, así como la capacidad de poder rastrear hacia atrás o adelante a los operadores anteriores y posteriores. La trazabilidad de cadena se puede establecer de forma natural, si se logra establecer una asociación a lo largo de todos los procesos, desde las empresas que producen las soldaduras y resistencias, pasando por las empresas que montan esto en las PCB's, hasta los fabricantes de electrodomésticos que instalan estas últimas en sus productos.
Desarrollo de un manual de procedimientos para operaciones
Cuando haya completado la identificación y asociación, la información estará vinculada a los objetos en el flujo, y un rastreo hacia adelante o atrás será posible. Pero no habrá alcanzado la trazabilidad, hasta que las reglas para la identificación y asociación estén unificadas en la empresa, y la información se recopile y registre con precisión. Debe desarrollar un manual de procedimientos que describa el método y los elementos de registro de información, el método y el período de almacenamiento, y así sucesivamente. También es necesario capacitar al personal, incluida la capacitación en la empresa.
Asimismo es importante establecer sistemas para realizar monitoreos y auditorías internas y externas, para mejorar la confiabilidad de la trazabilidad.
Monitoreo
Esta es la actividad para confirmar si el sistema de trazabilidad está funcionando de acuerdo con los procedimientos. Es conveniente hacer un plan de monitoreo con anticipación, sobre cuándo y quién verifica qué y cómo. Por ejemplo, la confiabilidad de la trazabilidad mejora, si se hace un plan para un control diario como "el encargado de la línea deberá verificar la información de los números de serie que fluyen en la línea, cada tres horas".
Auditoría interna
Las auditorías internas son una actividad realizada regularmente por una persona de la empresa, asignada para evaluar si se ha asegurado la trazabilidad, y si su implementación y operación son efectivas. El monitoreo se realiza a diario, mientras que las auditorías internas se realizan a ciertos intervalos, como una vez al mes o dos veces al año. La auditoría verifica que la operación, incluido el monitoreo, se realiza de acuerdo con los procedimientos, si es posible ejecutar un rastreo hacia adelante o atrás, si se encuentran anomalías en la cantidad antes y después del trabajo, y así sucesivamente.
Auditoría externa
Las auditorías internas son realizadas por alguien de la compañía, mientras que las externas se subcontratan a una organización externa para confirmar y evaluar el desempeño. Las auditorías externas son efectivas para mantener la confiabilidad de la trazabilidad a un alto nivel, y para ganar la confianza de clientes y consumidores. Su inconveniente es que son costosas.
En la práctica, debe seleccionar un formato de representación óptimo, un medio de transferencia y uno de registro de acuerdo con las piezas y los productos, considerar la información que se adquirirá en cada proceso e implementar el equipo para lograr esto, que dependerá de las piezas y productos manejados, métodos de producción, escalas, etc.
